Nákup IKT

Zákon o verejnom obstarávaní umožňuje realizovať verejné obstarávanie cez dynamický nákupný systém (DNS). Vedenie Univerzity Komenského v Bratislave (ďalej len „UK“) po spoločnom odporúčaní CIT UK a OCOZ UK rozhodlo o použití DNS pre nákupy informačnej a komunikačnej techniky. Nakupovať cezeň bude na UK možné od septembra 2020, momentálne sa nachádza v prípravnej fáze (vyhlásenie DNS vo vestníku Úradu pre verejné obstarávanie).

Táto stránka sumarizuje vlastnosti a fungovanie dynamického nákupného systému a s ním súvisiacich konceptov. Ak koncept DNS poznáte a zaujíma Vás iba odpoveď na otázku „koľko bude trvať, kým dostanem čo potrebujem“, prejdite na sekciu „Porovnanie a záver“.

Zmyslom tejto stránky je dodať rámcovú informáciu, sumarizovať a pomôcť Vám tak vytvoriť si predstavu o tom, ako model nakupovania cez DNS funguje. Podrobné používateľské návody budú k dispozícii pri uvedení riešenia do prevádzky. 

Táto stránka bude priebežne aktualizovaná, pri spustení nakupovania cez DNS a Marquet pribudnú používateľské návody s presným postupom.

Čo je dynamický nákupný systém?

Napriek svojmu názvu DNS nie je konkrétny systém. Jedná sa o elektronický proces zadávania nadlimitnej zákazky, ktorý zriaďuje verejný obstarávateľ na účely obstarania konkrétnych druhov tovarov alebo služieb. Na rozdiel od nadlimitnej súťaže, ktorého výsledkom je zmluva, DNS je dlhodobo otvorené verejné obstarávanie, ktoré je súborom menších jednotlivých súťaží. Preto nie je nevyhnutné špecifikovať všetky požiadavky hneď pri jeho spustení a môžu sa doň pridávať noví dodávatelia aj priebežne. 

Aby však fakulty a súčasti nemuseli vytvárať nešpecifické a nediskriminačné popisy požadovaných tovarov pri každej požiadavke, UK v rámci DNS pripravuje tzv. elektronický katalóg. Elektronický katalóg je súbor aktuálnych nešpecifických popisov IKT tovarov, ktoré UK najčastejšie objednáva.

Ako DNS prebieha?

Súčasťou prípravnej fázy vyhlásenia DNS je prihlasovanie sa konkrétnych dodávateľofv, ktorí spĺňajú požiadavky účasti. Obstarávateľ taktiež zverejní elektronický katalóg rozdelený do kategórií a dá dodávateľom príležitosť pripraviť si konkrétne návrhy plnenia k položkám v katalógu. Následne obstarávateľ vystavuje požiadavky a dodávatelia medzi sebou súťažia pri predkladaní jednotlivých ponúk. Po vyhodnotení ponúk obstarávateľ uzavrie zmluvu s dodávateľom, ktorý predložil najvýhodnejšiu ponuku. Ak žiaden z uchádzačov nepredložil vyhovujúcu ponuku, je možné požiadavku zrušiť a zmluvu neuzavrieť. 

Keďže sa vlastne jedná o systém menších súťaží medzi predschválenými dodávateľmi, noví dodávatelia sa môžu do DNS prihlasovať priebežne kedykoľvek počas trvania DNS, nezávislo od prebiehajúcej aktivity v ňom. Jediné dodatočné obmedzenie je, že dodávateľ sa nemôže uchádzať o požiadavku, ktorá bola vystavená pred jeho zapojením sa do DNS. 

Po vysúťažení konkrétnych produktov si fakulty a súčasti UK môžu z nich objednávať podľa svojich potrieb, do množstva určeného uzatvorenou zmluvou. Ak sa požadovaný druh produktu nenachádza v elektronickom katalógu, alebo  k nej momentálne nie je vysúťažený konkrétny produkt, zadá UK novú požiadavku, ku ktorým záujemcovia do 10 dní predkladajú návrhy konkrétneho plnenia a cenové ponuky. Pri organizácii veľkosti UK nie je možné zadávať požiadavky jednotlivo, bude preto prebiehať ich pravidelný zber a následné súťaženie. Pri plánovaní nákupov tohto druhu je nutné počítať s potenciálnym predĺžením, ktoré toto spôsobí.

Udržiavanie elektronického katalógu

Prvotný obsah elektronického katalógu je nadefinovaný po zriadení DNS, ale nie je nemenný - položky v ňom je možné priebežne dopĺňať či modifikovať. Tento proces na UK zabezpečuje CIT UK, ktorého pracovníci sledujú, aké položky sa cez DNS nakupujú a často sa opakujúce položky priebežne zaraďujú do katalógu. CIT sa taktiež stará o priebežnú aktualizáciu popisov jednotlivých položiek, najmä z hľadiska posunu v technologických štandardoch výkonnosti. 

V prípade, že máte ľubovoľnú otázku alebo požiadavku súvisiacu s elektronickým katalógom DNS na UK, môžete sa obrátiť na e-mailový kontakt dns.kataloguniba.sk.

Nakupovanie vysúťažených katalógových položiek - Marquet

Jednou zo špecifických vlastností DNS v porovnaní s rámcovými zmluvami je väčšie množstvo čiastkových dodávateľov. Aby nebolo pre zamestnancov UK neúmerne zložité vyberať vysúťažené produkty a objednávať ich, v blízkej budúcnosti bude taktiež k dispozícii informačný systém Marquet. Marquet (na obrázku) vyzerá obdobne ako komerčný e-shop, v ktorom si zamestnanec UK po prihlásení sa svojim univerzitným menom a heslom môže vybrať z vysúťažených produktov (s uvedenou špecifikáciou, dĺžkou záruky, dostupným počtom kusov a cenou). Z týchto môže následne zostaviť návrh objednávky a ten postúpiť do schvaľovacieho procesu fakulty či súčasti.

Samotný schvaľovací proces nákupov je možné nastaviť individuálne podľa požiadaviek fakúlt a súčastí UK, prvotné nastavenie zodpovedá spôsobu, akým sa na súčasti schvaľovali nákupy doteraz. Po finálnom odsúhlasení systém Marquet predpripraví podklady pre vystavenie jednotlivých objednávok vysúťaženým dodávateľom. Tomuto procesu sa budú detailnejšie venovať používateľské návody, ktoré budú taktiež k dispozícii pri uvedení riešenia do prevádzky.

Časová náročnosť tohto druhu objednávania primárne závisí od rýchlosti realizácie schvaľovacieho procesu na súčasti UK, vo všeobecnosti by však nemal trvať dlhšie ako 5 pracovných dní.

Ukážka e-košíka Marquet
Ukážka e-košíka Marquet

Nastavenie procesu pre jednotlivé fakulty a súčasti UK

FakultaObjednávateľTechnický schvaľovateľEkonomický schvaľovateľ
LFVedúci katedry, úseku a sekretárkyIT oddelenieEkonomické oddelenie
PraFKaždý zamestnanecIT oddelenieEkonomické oddelenie
FiFKaždý zamestnanecIT oddelenieEkonomické oddelenie
PriFVedúci katedry, úseku a sekretárkyIT oddelenieEkonomické oddelenie
PdFVedúci katedry, úseku a sekretárkyIT oddelenieEkonomické oddelenie
FaFKaždý zamestnanecAutomatické schvaľovanieEkonomické oddelenie
FTVŠKaždý zamestnanecIT oddelenieEkonomické oddelenie
JLFZamestnanci so SAP loginomIT oddelenieEkonomické oddelenie
FMFIKaždý zamestnanecAutomatické schvaľovanieEkonomické oddelenie
RKCMBFKaždý zamestnanecIT oddelenieEkonomické oddelenie
EBFKaždý zamestnanecIT oddelenieEkonomické oddelenie
FMEkonomické oddelenieIT oddelenieEkonomické oddelenie
FSEVVedúci katedry, úseku a sekretárkyIT oddelenieEkonomické oddelenie
UVPKaždý zamestnanecIT oddelenieEkonomické oddelenie
MlynyVedúci katedry, úseku a sekretárkyIT oddelenieEkonomické oddelenie
DružbaVedúci katedry, úseku a sekretárkyIT oddelenieEkonomické oddelenie

Súťaženie a nakupovanie jednorazových položiek mimo katalóg

Verejný obstarávateľ má samozrejme možnosť súťažiť a cez DNS nakupovať nielen položky z katalógu, ale aj osobitne špecifikované požiadavky, ktoré nie sú štandardne kupované často (napríklad špecifické druhy serverov, tlačiarenské stroje a pod).

Prvým krokom zo strany objednávateľa je zaslanie požiadavky na realizáciu nákupu cez DNS (formulár, .docx, 26 kB) na mail dns.kataloguniba.sk. Podmienkou prijatia a ďalšieho spracovania zaslanej požiadavky je, že v nej budú uvedené minimálne nasledovné informácie:

  • nediskriminačný opis požadovaného tovaru (príklad nediskriminačného opisu, .docx, 14 kB)
  • predpokladanú hodnotu tovaru - za každý druh osobitne, keďže to môže byť rozdelené do viacerých zákaziek; túto sumu môžete určiť internetovým prieskumom trhu, pričom ako prílohu žiadosti požadujeme zaslať printscreen ponuky z webu
  • do zákazky následne uvádzame ako predpokladanú cenu tovaru práve túto sumu, avšak reálne cenotvorbu dodávateľov ovplyvniť nevieme, čiže sa môže stať, že konečná cena tovaru môže byť o niečo vyššia
  • odporúčame do požiadavky uviesť aj referenčný model požadovaného tovaru (postačuje zaslať link).

Ak bude doručená požiadavka obsahovať všetky požadované informácie, bude zaradená do najbližšej zákazky. V prípade, ak požiadavka neobsahuje vyššie uvedené informácie, bude vrátená na doplnenie.

O prijatí a spracovaní požiadavky budete informovaní e-mailom. Následne Vašu požiadavku zaradíme do najbližšej zákazky, pričom predpokladaný čas na zaradenie je 7 dní.

Po vyhlásení zákazky plynie 10-dňová lehota na predkladanie ponúk. Po jej uplynutí Vám bude v priebehu 2 dní zaslaná ponuka s konkrétnym produktom na vyhodnotenie. V ponuke je uvedená zároveň aj cena požadovaného produktu, pričom je to cena s DPH, čiže cena konečná. Uvedená cena je za celkový počet produktov, nie za jeden kus. Na vyhodnotenie ponuky máte 2 dni.

Je možné, že v jednej požiadavke budete požadovať nákup viacerých druhov tovarov z viacerých kategórií IKT (napr. NB, tlačiareň a klávesnicu). V takomto prípade Vám môžu byť zaslané viaceré ponuky, a to aj v rôznom časovom horizonte, keďže tovary budú zaradené do viacerých zákaziek.

Keď vyhodnotíte ponuku, zašlete nám informáciu, či danú ponuku s produktom akceptujete. Tu dávame osobitne do pozornosti následky prípadného neakceptovania ponuky. Neakceptovanie ponuky znamená komplikácie pre nás, ako aj krok späť pre zadávateľa požiadavky, keďže bude musieť celý proces absolvovať nanovo s opätovnou časovou náročnosťou.

Ďalším krokom po akceptovaní všetkých je podpis zmluvy s dodávateľom, ktorý zabezpečuje Rektorát, pričom v tomto kroku nie je potrebná súčinnosť objednávateľa. Zmluva sa po podpise zverejní v CRZ, a všetci objednávatelia budú o zverejnení zmluvy a možnosti objednávať tovar informovaní e-mailom. Keďže ide o nákup mimo katalógu Marquet, proces vystavenia objednávky, ako aj ostatných účtovných dokladov (kontrolného listu a pod.) prebieha podľa štandardných postupov ako v prípade vystavenia akejkoľvek inej objednávky.

Porovnanie a záver

Časovú náročnosť procesu nákupu IKT techniky v novom riešení sumarizuje nasledovná tabuľka:

Druh nákupu Poznámka V dňoch
"po novom"
V dňoch
"po starom"
Výber z konkrétnych modelov
ponúkaných v Marquete
Závisí výlučne od fakulty 2-5 2-5
Zaradenie novej katalógovej
položky do Marquetu
Ekvivalent nacenenia pri rámcovke 12-26 2-??
nepredvídateľné,
naceňovacie spory
Vysúťaženie a nákup
jednorazovej položky
Vrátane nákupu 11-14 20-90

Upozornenie: pri možnosti 3 začatie procesu vyžaduje dodanie nediskriminačného opisu predmetu zákazky žiadateľom.  

V niektorých prípadoch je nový postup trochu pomalší ako dokonale fungujúce naceňovanie cez rámcového dodávateľa, ale je pre UK omnoho výhodnejší, nakoľko:

  • Existujú garantované lehoty na predkladanie cenových ponúk
  • Riešenie má vyššiu flexibilitu čo sa spektra ponúkaných produktov týka
  • Reprezentuje kontinuálne prebiehajúcu hospodársku súťaž za cieľom zníženia cien