Nákup IKT

Čo je dynamický nákupný systém?

Napriek svojmu názvu DNS nie je konkrétny systém. Jedná sa o elektronický proces zadávania nadlimitnej zákazky, ktorý zriaďuje verejný obstarávateľ na účely obstarania konkrétnych druhov tovarov alebo služieb. Na rozdiel od nadlimitnej súťaže, ktorého výsledkom je zmluva, DNS je dlhodobo otvorené verejné obstarávanie, ktoré je súborom menších jednotlivých súťaží. Preto nie je nevyhnutné špecifikovať všetky požiadavky hneď pri jeho spustení a môžu sa doň pridávať noví dodávatelia aj priebežne. 

Aby však fakulty a súčasti nemuseli vytvárať nešpecifické a nediskriminačné popisy požadovaných tovarov pri každej požiadavke, UK v rámci DNS pripravuje tzv. elektronický katalóg. Elektronický katalóg je súbor aktuálnych nešpecifických popisov IKT tovarov, ktoré UK najčastejšie objednáva.

Ako DNS prebieha?

Súčasťou prípravnej fázy vyhlásenia DNS je prihlasovanie sa konkrétnych dodávateľofv, ktorí spĺňajú požiadavky účasti. Obstarávateľ taktiež zverejní elektronický katalóg rozdelený do kategórií a dá dodávateľom príležitosť pripraviť si konkrétne návrhy plnenia k položkám v katalógu. Následne obstarávateľ vystavuje požiadavky a dodávatelia medzi sebou súťažia pri predkladaní jednotlivých ponúk. Po vyhodnotení ponúk obstarávateľ uzavrie zmluvu s dodávateľom, ktorý predložil najvýhodnejšiu ponuku. Ak žiaden z uchádzačov nepredložil vyhovujúcu ponuku, je možné požiadavku zrušiť a zmluvu neuzavrieť. 

Keďže sa vlastne jedná o systém menších súťaží medzi predschválenými dodávateľmi, noví dodávatelia sa môžu do DNS prihlasovať priebežne kedykoľvek počas trvania DNS, nezávislo od prebiehajúcej aktivity v ňom. Jediné dodatočné obmedzenie je, že dodávateľ sa nemôže uchádzať o požiadavku, ktorá bola vystavená pred jeho zapojením sa do DNS. 

Po vysúťažení konkrétnych produktov si fakulty a súčasti UK môžu z nich objednávať podľa svojich potrieb, do množstva určeného uzatvorenou zmluvou. Ak sa požadovaný druh produktu nenachádza v elektronickom katalógu, alebo  k nej momentálne nie je vysúťažený konkrétny produkt, zadá UK novú požiadavku, ku ktorým záujemcovia do 10 dní predkladajú návrhy konkrétneho plnenia a cenové ponuky. Pri organizácii veľkosti UK nie je možné zadávať požiadavky jednotlivo, bude preto prebiehať ich pravidelný zber a následné súťaženie. Pri plánovaní nákupov tohto druhu je nutné počítať s potenciálnym predĺžením, ktoré toto spôsobí.

Udržiavanie elektronického katalógu

Prvotný obsah elektronického katalógu je nadefinovaný po zriadení DNS, ale nie je nemenný - položky v ňom je možné priebežne dopĺňať či modifikovať. Tento proces na UK zabezpečuje CIT UK, ktorého pracovníci sledujú, aké položky sa cez DNS nakupujú a často sa opakujúce položky priebežne zaraďujú do katalógu. CIT sa taktiež stará o priebežnú aktualizáciu popisov jednotlivých položiek, najmä z hľadiska posunu v technologických štandardoch výkonnosti. 

V prípade, že máte ľubovoľnú otázku alebo požiadavku súvisiacu s elektronickým katalógom DNS na UK, môžete sa obrátiť na e-mailový kontakt dns.kataloguniba.sk.

Súťaženie a nakupovanie jednorazových položiek mimo katalóg

Verejný obstarávateľ má samozrejme možnosť súťažiť a cez DNS nakupovať nielen položky z katalógu, ale aj osobitne špecifikované požiadavky, ktoré nie sú štandardne kupované často (napríklad špecifické druhy serverov, tlačiarenské stroje a pod).

Prvým krokom zo strany objednávateľa je zaslanie požiadavky na realizáciu nákupu cez formuláre DNS.

O prijatí a spracovaní požiadavky budete informovaní e-mailom. Následne Vašu požiadavku zaradíme do najbližšej zákazky, pričom predpokladaný čas na zaradenie je 7 dní.

Po vyhlásení zákazky plynie 10-dňová lehota na predkladanie ponúk. Po jej uplynutí Vám bude v priebehu 2 dní zaslaná ponuka s konkrétnym produktom na vyhodnotenie. V ponuke je uvedená zároveň aj cena požadovaného produktu, pričom je to cena s DPH, čiže cena konečná. Uvedená cena je za celkový počet produktov, nie za jeden kus. Na vyhodnotenie ponuky máte 2 dni.

Je možné, že v jednej požiadavke budete požadovať nákup viacerých druhov tovarov z viacerých kategórií IKT (napr. NB, tlačiareň a klávesnicu). V takomto prípade Vám môžu byť zaslané viaceré ponuky, a to aj v rôznom časovom horizonte, keďže tovary budú zaradené do viacerých zákaziek.

Keď vyhodnotíte ponuku, zašlete nám informáciu, či danú ponuku s produktom akceptujete. Tu dávame osobitne do pozornosti následky prípadného neakceptovania ponuky. Neakceptovanie ponuky znamená komplikácie pre nás, ako aj krok späť pre zadávateľa požiadavky, keďže bude musieť celý proces absolvovať nanovo s opätovnou časovou náročnosťou.

Ďalším krokom po akceptovaní všetkých je podpis zmluvy s dodávateľom, ktorý zabezpečuje Rektorát, pričom v tomto kroku nie je potrebná súčinnosť objednávateľa. Zmluva sa po podpise zverejní v CRZ, a všetci objednávatelia budú o zverejnení zmluvy a možnosti objednávať tovar informovaní e-mailom. Keďže ide o nákup mimo katalógu Marquet, proces vystavenia objednávky, ako aj ostatných účtovných dokladov (kontrolného listu a pod.) prebieha podľa štandardných postupov ako v prípade vystavenia akejkoľvek inej objednávky.