Administratívny postup pri ENLIGHT zahraničných pracovných cestách
Pred zahraničnou pracovnou cestou
Pred každou zahraničnou pracovnou cestou (ZPC) je potrebné vyplniť a predložiť Žiadosť o ZPC (vzor TU) najneskôr 1 mesiac pred začiatkom cesty. Žiadosť sa podáva v súlade s nižšie uvedeným postupom:
• v žiadosti o ZPC je potrebné uviesť predpokladané náklady na dopravu, ubytovanie a ďalšie výdavky.
• Rektorátnu žiadosť o ZPC podpísanú Vami a Vašou priamo nadriadenou osobou spolu s dokladom, ktorý cestu odôvodňuje (napr. program podujatia, akceptačný mail a pod.), je potrebné zaslať mailom na ines.chrtan@uniba.sk najmenej 1 mesiac pred cestou.
• Zamestnanectvo fakúlt je povinné si súbežne podať žiadosť o ZPC aj na svojej fakulte, a to v súlade s pravidlami daného pracoviska, ak dostali takéto inštrukcie z úrovne rektorátu.
• Akákoľvek platba súvisiaca s cestou (napr. letenky, ubytovanie, lístky na vlak/autobus) môže byť realizovaná až po podpísaní žiadosti o ZPC všetkými zodpovednými osobami. O podpísaní na úrovni rektorátu informujeme prostredníctvom mailu.
• Pri kúpe letenky je potrebné dodržiavať Zákon o verejnom obstarávaní. Ak si letenku obstaráva zamestnanectvo samostatne, je možné využiť výlučne priamy predajný kanál leteckého dopravcu v rámci pravidelných leteckých liniek (nie charterové lety ani agentúrne predajné weby). Od 9. 1. 2023 je zároveň zriadený dynamický nákupný systém (DNS) na nákup leteniek a súvisiacich služieb. Požiadavky na nákup leteniek (vzor je prílohou č. 3 smernice o verejnom obstarávaní) je potrebné zasielať elektronicky v editovateľnej podobe (bez podpisov) a zároveň v naskenovanej podobe s podpismi na e-mailovú adresu: dns.letenky@uniba.sk.
• Na všetky dni cesty je potrebné zabezpečiť komerčné pripoistenie liečebných nákladov v zahraničí, kt. bude súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty. Doplnkové služby k cestovnému poisteniu (napr. úrazové poistenie) RUK neprepláca. Zamestnanectvo rektorátu má cestovné poistenie zabezpečené počas riadneho trvania ZPC. Zamestnanectvo fakúlt si túto otázku môže overiť v spolupráci so svojím ekonomickým oddelením.
• Taxi služby sa nepovažujú za hromadnú dopravu. Ich použitie musí byť vopred schválené v žiadosti o ZPC a je prípustné len v nevyhnutných prípadoch (napr. ak z letiska neexistuje hromadná doprava alebo hromadná doprava v danom čase nepremáva).
• Doklad o ubytovaní (faktúra) musí obsahovať identifikačné údaje ubytovacieho zariadenia (názov, adresa, IČO, DIČ), termín ubytovania, meno ubytovanej osoby a celkovú sumu za ubytovanie. Doklady zo sprostredkovateľských platforiem (Booking.com, Airbnb a pod.) nie sú považované za riadny daňový doklad a nebudú akceptované ani refundované. Je potrebné si vždy vyžiadať faktúru priamo od ubytovateľa. V prípade využitia sprostredkovateľských platforiem je potrebné si vopred overiť, či je ubytovateľ schopný vystaviť riadnu faktúru.
• Kontaktnou osobou pre otázky týkajúce sa ENLIGHT pracovných ciest je Mgr. Ines Chrťan, PhD. (ines.chrtan@uniba.sk).
Po zahraničnej pracovnej ceste
Proces vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty je nasledovný (ZPC):
- Vyúčtovanie ENLIGHT ZPC je potrebné predložiť najneskôr do 10 dní od ukončenia zahraničnej pracovnej cesty.
- Súčasťou vyúčtovania sú všetky relevantné doklady o vzniknutých výdavkoch (napr. ubytovanie, cestovné, hromadná doprava, vložné a pod.). Cestovné lístky a doklady o použití hromadnej dopravy (vlak alebo autobus na/z letiska, shuttle bus, MHD v mieste ZPC, presuny medzi ubytovaním a miestom podujatia a pod.) musia obsahovať doplňujúce údaje ku každému dokladu: dátum cesty, trasu (odkiaľ – kam) a stručné zdôvodnenie použitia. Menšie doklady je potrebné pripevniť na formát A4 a doplniť spomínaným popisom.
- Súčasťou vyúčtovania je Správa zo ZPC, ktorá obsahuje základné informácie o podujatí, opis splnených úloh a cieľov cesty (napr. stretnutia, rokovania, prednášky), základné technické náležitosti cesty (ubytovanie, cestovné, začiatok a ukončenie cesty, prechody hraníc, poskytnutá strava).
- K vyúčtovaniu je potrebné priložiť program podujatia, pokiaľ nebol predložený pred začiatkom ZPC.
- V prípade, že bol v navštívenej inštitúcii vystavený certifikát alebo potvrdenie o absolvovaní mobility, školenia alebo inej aktivity, je potrebné priložiť jeho kópiu.
- Ak si cestujúca osoba neuplatňuje nárok na niektorú z cestovných náhrad (napr. ubytovanie zabezpečené u rodiny), je potrebné k vyúčtovaniu priložiť stručné písomné zdôvodnenie.
- Zamestnanectvo fakúlt predkladá podklady na vyúčtovanie príslušnému fakultnému referentstvu, ktoré zabezpečuje spracovanie vyúčtovania.
- Zamestnanectvo rektorátu predkladá podklady k ENLIGHT ZPC osobne na odd. ENLIGHT u Mgr. Ines Chrťan, PhD. (ines.chrtan@uniba.sk) alebo ich zasiela poštou na adresu oddelenia.
Pri použití vlastného motorového vozidla
Ak chce zamestnankyňa/zamestnanec na zahraničnú pracovnú cestu využiť vlastné motorové vozidlo, je potrebné splniť nasledujúce podmienky a predložiť tieto doklady:
- zamestnanec musí mať platný Záznam zo školenia zamestnanca – vodiča (záznam platí 2 roky od vystavenia, potom je potrebné opätovne prejsť školením)
- Zamestnanec môže použiť vlastné cestné motorové vozidlo výlučne na základe uzavretia Dohody o použití súkromného cestného motorového vozidla (ďalej len Dohoda) so zamestnávateľom. Dohoda sa prikladá k Žiadosti o ZPC. Dohodu podpisuje vysielaný zamestnanec, jeho nadriadený a dekan alebo tajomník fakulty
- V zmysle smernice RUK nie je možné prepočítavanie reálnych nákladov na cestu, ale refundácia je iba v hodnote lístka verejnej dopravy (pravidelné autobusové a vlakové linky – 2. trieda)
- Zamestnanec/zamestnankyňa uvedie použitie vlastného motorového vozidla v Žiadosti o ZPC.
- Zamestnanec priloží potvrdenie od dopravcu o cene spiatočného cestovného lístka vlakom (2. trieda) alebo autobusom do miesta konania ZPC. Postačuje aj e-mail od dopravcu s uvedenou cenou. Poplatok za vystavenie potvrdenia sa nerefunduje. Suma musí byť uvedená v Dohode aj v Žiadosti o ZPC.
Ako príloha žiadosti o ZPC sa dokladá ešte aj:
- kópia technického preukazu vozidla
- kópia povinného zmluvného poistenia vozidla
- kópia poslednej úhrady PZP
- kópia havarijného poistenia vozidla
- kópia poslednej úhrady havarijného poistenia
Udržateľné cestovanie
Univerzita Komenského dlhodobo podporuje princípy udržateľnosti a zodpovedného prístupu ku klimatickým zmenám. V tejto súvislosti odporúčame pri zahraničných pracovných cestách uprednostňovať environmentálne šetrné (tzv. zelené) spôsoby dopravy. Ak cesta trvá do 10 hodín a vzdialenosť do miesta pracovnej cesty nepresahuje 700 km, odporúčame podľa možností využiť vlak alebo autobus.
Zahraničné pracovné cesty realizované v rámci aliancie ENLIGHT sa riadia dokumentom Sustainable Travel Policy, ktorý nájdete TU.