Prihláška:
Po vyhlásení výzvy pre uchádzačov o mobilitu za účelom odbornej prípravy/školenia (STT) je prihlasovanie otvorené počas celej doby trvania príslušného akademického roka. Prihlášku na predmetný typ mobility podáva uchádzač elektronicky prostredníctvom softvéru Mobility Online. OPE RUK stanovuje pravidlo maximálne 3 prihlášok od uchádzača za jeden akademický rok. V prípade dostatku finančných prostriedkov si OPE RUK vyhradzuje právo umožniť uchádzačom zúčastniť sa aj viac ako 3 mobilít, avšak s podmienkou, že uchádzač dá o tejto skutočnosti vedieť na fakulte/rektoráte UK a zároveň si podá prihlášku v systéme Mobility Online minimálne 2 mesiace pred plánovaným vycestovaním na predmetnú mobilitu.
Formulár online prihlášky je dostupný na:
https://www.service4mobility.com/europe/BewerbungServlet?identifier=BRATISL02&kz_bew_pers=L&kz_bew_art=OUT&aust_prog=STT&sprache=en
O úspešnom podaní prihlášky je každý uchádzač informovaný mailom. Ten obsahuje odkaz, pomocou ktorého sa dostane do svojho workflow (pracovného prostredia systému Mobility Online). V ňom si následne aktualizuje, resp. vyplní potrebné osobné a bankové údaje za účelom administrácie mobility.
Výberové konanie:
Výberové konanie uchádzačov o mobilitu za účelom školenia/odbornej prípravy prebieha na príslušnej fakulte/rektoráte UK, pričom výberová komisia pri výbere zohľadňuje kritéria stanovené OPE RUK. Za každé zo štyroch určených kritérií môže uchádzač získaťmaximálne 10 bodov, spolu teda 40 bodov. Podmienkou úspešného výberu je zisk minimálne 70% z celkového počtu, t.j. 28 bodov. Zodpovedná osoba na príslušnej fakulte/rektoráte následne v systéme Mobility Online potvrdí výber prihlášok, ktoré na základe rozhodnutia výberovej komisie spĺňajú kvalitatívne kritéria.
Vybratí uchádzači:
Zamestnancom, ktorí boli úspešní vo výberovom konaní a ich prihlášky boli formálne schválené, je v systéme Mobility Online umožnené nahrávať potrebné dokumenty, a pokračovať tak v administrácii plánovanej mobility. Celý proces a jednotlivé kroky vedúce k úspešnému administratívnemu ukončeniu mobility vidí účastník v tzv. workflow – pracovné prostredie v softvéri Mobility Online. Do neho sa účastník prihlási pomocou odkazu, ktorý dostal v maile oznamujúcom potvrdenie o výbere na mobilitu za účelom školenia/odbornej prípravy (STT).
1. Aktualizácia obdobia mobility/spôsobu cestovania:
- V tomto kroku účastník aktualizuje obdobie mobility, vyznačí, či žiada o deň/dni na cestu a uvedie, či plánuje využiť tzv. zelené cestovanie;
- Účastníkovi je umožnené upraviť obdobie mobility (dátum začiatku / dátum ukončenia aktivity), no nemôže zmeniť trvanie aktivity, ktoré mu bolo schválené;
- Deň/dni na cestu sa do obdobia aktivity nezapočítavajú.
2. Mobility Agreement – Training (Program mobility - Školenie):
- Dokument si účastník stiahne z workflow pomocou odkazu „Print Mobility Agreement“;
- Dokument podpísaný všetkými troma stranami, účastník následne nahrá do systému;
- Pracovník zodpovedný za administráciu staff mobilít na OPE RUK nahratý podpísaný dokument skontroluje a akceptuje ho v systéme.
3. Pracovník zodpovedný za administráciu staff mobilít na OPE RUK vygeneruje dohodu o finančnej podpore, ktorú následne zašle účastníkovi na mailovú adresu uvedenú v online prihláške.
4. Účastník dohodu 2x vytlačí, oba exempláre vlastnoručne podpíše a internou poštou zašle na Oddelenie programu Erasmus+ (OPE RUK).
5. Účastníkom podpísanú zmluvu po zaslaní následne formálne schvaľuje inštitucionálny koordinátor pre program Erasmus+ na UK.
6. Po podpise dohody inštitucionálnym koordinátorom je účastníkovi do 30 dní vyplatený grant v zmysle podmienok stanovených v dohode.
PO MOBILITE:
1. Účastník do systému nahrá Certifikát o absolvovaní mobility/Confirmation of stay (scan):
- Dokument nemá predpísanú formu;
- Musí obsahovať: obdobie mobility (aktivity), typ aktivity, názov prijímajúcej inštitúcie, pečiatku a podpis zodpovednej osoby na prijímajúcej inštitúcii.
2. Ak účastník realizoval mobilitu, pri ktorej využil zelené cestovanie, do systému nahrá dokumentáciu (cestovné lístky) potvrdzujúcu uvedený spôsob prepravy do a z destinácie mobility,
3. Pracovník zodpovedný za administráciu zamestnaneckých mobilít na OPE RUK skontroluje a akceptuje účastníkom nahratý certifikát, príp. doklady o zelenom cestovaní,
4. Účastník vyplní správu po mobilite – tzv. EU Survey,
- odkaz s výzvou na vyplnenie EU Survey príde účastníkovi na mail uvedený v online prihláške
5. Pracovník zodpovedný za administráciu staff mobilít na OPE RUK skontroluje podanie EU Survey a administratívne ukončí mobilitu
- Účastník dostane mail oznamujúci úspešné ukončenie mobility
Cestovný príkaz a vyúčtovanie:
Vysielajúca fakulta/rektorát UK je v zmysle Zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov) povinná vyslať účastníka staff mobility programu Erasmus+ na zahraničnú pracovnú cestu, pričom tú administruje prostredníctvom softvéru SAP zodpovedný pracovník na fakulte/rektoráte. Celý postup vrátane vyúčtovania ZPC v zmysle uvedeného zákona je plne v réžii ekonomického oddelenia na príslušnej fakulte, príp. na rektoráte UK. Oddelenie programu Erasmus+ (OPE RUK) do tohto procesu v rámci administrácie mobility nevstupuje a od účastníkov staff mobilít nevyžaduje predkladanie dokladov k vyslaniu/k vyúčtovaniu ZPC. Táto povinnosť však účastníkom vyplýva zo Zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a preto sú povinní predkladať potrebné doklady/dokumenty na ekonomickom oddelení príslušnej fakulty/rektorátu UK.
