Novinky vo verejnom obstarávaní na UK sú vzorom aj pre ostatné vysoké školy
Väčšina vedcov na UK to zažíva pravidelne – podali si žiadosť o grant, v položke „Služby“ naplánovali kúpu notebooku, chemikálií pre pokusy či tlačiarne pre batérie testov. Radosť z toho, že im agentúra priklepla grant, však veľmi často pokazí práve „zábava“ okolo nakupovania naplánovaných služieb a tovarov. Začína sa prenikanie do tajov pojmov ako podlimitná zákazka, verejné obstarávanie či dynamický nákupný systém alebo Marquet. Nákupy na UK totiž musia byť v súlade s množstvom predpisov. Na celý systém dozerá Oddelenie centrálneho obstarávania zákaziek (OCOZ) Rektorátu UK. O tom, že ich snahou nie je komplikovať život vedcom a pedagógom, ale naopak im ho uľahčovať, hovorí jeho vedúci Mgr. Martin Dufala, PhD.
Ako by ste úplne jednoducho opísali, čo je to vlastne verejné obstarávanie?
Verejné obstarávanie je nakupovanie tovarov, objednávanie služieb a stavebných prác z verejných zdrojov, najmä z prostriedkov štátneho rozpočtu, ale aj z prostriedkov EÚ. Takýto postup nákupu využívajú nielen vysoké školy, ale aj štát a jeho orgány, obce, a ďalšie subjekty verejnej správy, napríklad aj Sociálna poisťovňa.
Musí teda naša univerzita nakupovať všetko len prostredníctvom verejného obstarávania?
Určite áno. Univerzita Komenského v Bratislave je verejnoprávnou inštitúciou financovanou z verejných zdrojov. Z toho vyplýva povinnosť pri nákupoch dodržiavať zákon o verejnom obstarávaní a iné verejnoprávne predpisy z oblasti nakladania s verejnými zdrojmi (napríklad zákon o rozpočtových pravidlách verejnej správy, zákon o nakladaní s majetkom verejnoprávnych inštitúcií). Pravidlá verejného obstarávania nie sú teda môj výmysel, alebo nápad pána rektora, dokonca ani Úradu pre verejné obstarávanie, ako sa niektorí mylne domnievajú.
Čo považujete za najväčšie problémy vo verejnom obstarávaní všeobecne?
Dodržiavanie formalizovaného procesu vyplývajúceho zo zákona o verejnom obstarávaní z dôvodu zachovania hospodárskej súťaže. Musíme si dávať veľký pozor, aby sme dodržali všetky predpísané kroky či lehoty a použili vhodné opisy obstarávaných tovarov a služieb a zároveň vysúťažili to, čo na univerzite potrebujeme, pričom nemôžeme použiť konkrétne označenie produktov.
Naša univerzita je najväčšou univerzitou na Slovensku. Vyplývajú z tohto pre nás nejaké komplikácie pri verejnom obstarávaní?
Rozhodne. Naša veľkosť má vplyv na výber postupov vo verejnom obstarávaní. V praxi to znamená, že vzhľadom na zákonné limity musí univerzita zvoliť komplikovanejšie postupy nákupu. Napríklad pri nákupe informačno-komunikačných technológií (IKT) musí univerzita postupovať tým najkomplikovanejším postupom obstarávania, pretože ide o vysoký objem nákupov v priebehu roka. Za rok 2021 to bol nákup za viac ako 2 milióny eur. Obstarávať sme museli cez tzv. nadlimitnú zákazku. Dlho to trvá a predstavuje to nezanedbateľnú administratívnu záťaž nielen pre OCOZ, ale aj pre fakulty, ktoré musia vopred pripraviť a správne zadefinovať predmet nákupu. Iné, menšie univerzity môžu vzhľadom na menšie objemy zvoliť jednoduchšie a hlavne rýchlejšie postupy pri verejnom obstarávaní.
Nákup IKT je niečo, s čím sa stretne hádam každý akademický pracovník. Ako to zrealizovať čo najrýchlejšie?
Aby sme do najväčšej miery eliminovali náročnosť týchto procesov pre členov našej akademickej obce, pristúpila univerzita k obstarávaniu IKT cez tzv. dynamický nákupný systém a interný e-shop, tzv. Marquet. Dynamický nákupný systém je jeden zo spôsobov nákupu IKT pre veľké subjekty. Na rozdiel od rámcových zmlúv umožňuje flexibilne reagovať na technologický vývoj IKT (vieme, že dostupnosť konkrétnych modelov na trhu býva maximálne pol roka až rok), ale aj na špecifické aspekty nákupu IKT, ako je v súčasnosti „čipová kríza“, ktorá spôsobuje veľkú nedostupnosť IKT na trhu.
Aké výhody pre zamestnancov prináša Marquet?
Marquet je interným e-shopom univerzity, ktorý umožňuje objednávať zamestnancom IKT bez toho, aby boli zaťažovaní procesmi verejného obstarávania a zdĺhavou prípravou opisov predmetu zákazky, keďže toto skutočne nie je úlohou tvorivých pracovníkov. Celý proces verejného obstarávania až po podpis zmluvy s dodávateľom prebehne vopred. Zamestnanec univerzity si už môže objednať priamo tovar z ponúkaného zoznamu položiek.
Môžete teda povedať, že Marquet je niečo ako Alza?
V podstate áno, je to e-shop, s tým rozdielom, že je dostupný len pre zamestnancov univerzity.
Prečo teda nemôžeme notebooky nakupovať priamo v Alze?
Nie je to možné práve pre pravidlá, ktoré sú stanovené a obsiahnuté či už v zákone o verejnom obstarávaní, alebo v ďalších všeobecne záväzných právnych predpisoch.
Používajú tento postup nákupu aj iné univerzity?
Dynamický nákupný systém sme zaviedli ako jeden z prvých subjektov verejnej správy. A napriek počiatočnej nedôvere a „pôrodných bolestiach“ spojených s jeho zavedením je zjavné, že tento systém nám prináša výsledky. Po necelých dvoch rokoch používania nám dáta ukazujú, že sme dosiahli výraznú úsporu pri nákupe IKT – zhruba 15 – 20 %, čo predstavuje takmer 400 tisíc eur. Používanie tohto spôsobu nákupu je pozitívne hodnotené nielen Úradom pre verejné obstarávanie, ale aj inými verejnými obstarávateľmi, o čom svedčí aj skutočnosť, že sme pravidelne pozývaní na rôzne fóra, ako sú workshopy a konferencie verejných obstarávateľov, aby sme prezentovali jeho používanie v praxi. Napríklad v máji 2022 naša univerzita prezentovala používanie dynamického nákupného systému a elektronických katalógov na najväčšej konferencii verejného obstarávania v Českej republike a na Slovensku. Tento postup začínajú čoraz častejšie používať nielen ostatné verejné vysoké školy, ale aj štát a jeho orgány, najmä ministerstvá, ako aj obce a samosprávne kraje.
Čakajú nás najbližšie v oblasti verejného obstarávania nejaké novinky?
Noviniek je v tejto oblasti viacero. Prvá z nich súvisí s účinnosťou „veľkej“ novely zákona o verejnom obstarávaní od apríla tohto roku, ktorá zavádza jednak vyššie limity vo verejnom obstarávaní, ako aj povinnú elektronickú komunikáciu jednoduchších postupov verejného obstarávania. Limit najjednoduchšieho postupu, ktorým je zákazka s nízkou hodnotou na nákup tovarov a služieb, sa zvyšuje zo 70 tisíc eur bez DPH na 180 tisíc eur bez DPH. Druhá významná zmena sa týka už konkrétne spôsobu verejného obstarávania v podmienkach našej univerzity. Po viacerých konzultáciách s Úradom pre verejné obstarávanie a úprave príslušných vnútorných predpisov našej univerzity sme zaviedli koncept fungovania fakúlt ako tzv. samostatných prevádzkových jednotiek. Prakticky to znamená, že verejné obstarávanie budú môcť fakulty realizovať samostatne a nie univerzita ako celok. Veľkou výhodou takéhoto postupu je, že fakulty vzhľadom na nižšie limity jednotlivých zákaziek budú mať príležitosť využívať jednoduchšie postupy verejného obstarávania, čo zabezpečí rýchlejší, efektívnejší a flexibilnejší nákup.
Dokážu to realizovať všetky fakulty?
Predsa len sú rôzne svojou veľkosťou, potrebami a zmeraním. Je plne v kompetencii každej fakulty rozhodnúť sa, či využije túto novú možnosť, alebo sa rozhodne ostať v pôvodnom režime, teda pri centrálnom obstarávaní zákaziek na úrovni univerzity.
S akými najväčšími výzvami ste sa stretli ako vedúci OCOZ?
Za najväčšie výzvy môjho pôsobenia ako vedúceho oddelenia považujem zabezpečenie takej širokej škály požiadaviek jednotlivých fakúlt, zavedenie vyššie spomínaných nových postupov nákupov na univerzite, ale najmä výzvu dostatočným spôsobom informovať a „presvedčiť“ fakulty o nevyhnutnosti a výhodách zavedených noviniek. Zároveň bolo nevyhnutné vysporiadať sa s dôsledkami pandemickej situácie, ktoré výrazným spôsobom determinovali aj proces verejného obstarávania.
Aké sú vaše odporúčania do najbližšej budúcnosti?
Primárne odporúčam a som jednoznačne za to, aby sme vytrvali v nastúpenom trende a zavedených novinkách, keďže pozitívne dôsledky zmien sa prejavujú postupne. Ďalej odporúčam a budem sa snažiť využiť aj ďalšie výhody procesov elektronizácie verejného obstarávania. Myslím si, že univerzita – ale v podstate celá verejná správa v Slovenskej republike – nevyužíva potenciál elektronizácie a informatizácie jednotlivých procesov s cieľom ich zjednodušenia a zrýchlenia. V neposlednom rade odporúčam, aby sme pri nákupoch začali využívať aj ďalšie aspekty verejného obstarávania, ako sú napríklad uplatnenie životného cyklu výrobku alebo zelené verejné obstarávanie.