Administratívny postup pri zahraničných pracovných cestách (ZPC) pracovníkov fakúlt a rektorátu v rámci projektu ENLIGHT – refundovaných Rektorátom UK

• Vyplniť Žiadosť o ZPC (ďalej Žiadosť) pre potreby refundácie - najneskôr 3 týždne pred cestou.
• V prípade ZPC zamestnancov fakúlt/súčastí je potrebné, aby si zamestnanec vybavil administráciu ZPC aj na vlastnej fakulte/súčasti (podľa pravidiel svojho pracoviska)
• Akákoľvek platba, ktorá súvisí s cestou (vložné, letenky, ubytovanie, lístky na vlak, autobus, ...) môže byť vykonaná až po podpísaní Žiadosti všetkými zodpovednými pracovníkmi.
• V Žiadosti vyplňte predpokladané výšky nákladov na dopravu, ubytovanie a pod. Skutočné náklady by sa nemali výrazne líšiť od predpokladaných.
• Žiadosť  podpísanú pracovníkom a jeho priamym nadriadeným priniesť na OE RUK.
• Spolu so Žiadosťou je potrebné priniesť písomný doklad, ktorý odôvodňuje a dokladuje (napr. program podujatia). 
• Výška preddavku sa vypočíta na základe informácií o nákladoch cesty v Žiadosti.
• Pri kúpe letenky je potrebné rešpektovať Zákon o verejnom obstarávaní. Pokiaľ si bude letenku kupovať zamestnanec sám, môže využiť iba priamo predajný kanál leteckého dopravcu v rámci pravidelných leteckých dopravných služieb (nie charterové lety alebo weby na predaj leteniek). Dňom 09.01.2023 bol zriadený dynamický nákupný systém na nákup leteniek a služieb s tým spojených. Požiadavky na nákup jednotlivých leteniek a služieb s tým spojených - vzor požiadavky nájdete ako prílohu č. 3 smernice o VO (https://uniba.sk/fileadmin/ruk/legislativa/2022/Vp_2022_08.pdf) - je potrebné zasielať elektronicky v editovateľnej podobe - nepodpísané a v zoskenovanej podobe s podpismi na e-mail dns.letenkyuniba.sk. 
• Na všetky dni cesty si cestovateľ zabezpečí komerčné pripoistenie liečebných nákladov v zahraničí, ktoré bude následne súčasťou vyúčtovania cesty. Doplnkové služby k cestovnému poisteniu (úrazové poistenie a p.) zamestnávateľ/RUK neprepláca.
  * zamestnanci rektorátu majú zabezpečené cestovné poistenie počas riadneho trvania ZPC

Žiadosť o schválenie ZPC

Doklady (do 10 dní od skončenia ZPC)

• Priniesť fakultnej referentke (zamestnanci fakulty), Ing. Kataríne Nagyovej (zamestnanci rektorátu) relevantné doklady o výdavkoch (ubytovanie, cestovné, hromadná doprava, vložné, ...) – označiť menom, prípadne uviesť popis výdavku (napr. k lístkom z dopravy). Menšie doklady pripnúť na papier A4 a pridať popis.
• Doklad o ubytovaní – faktúra – musí  obsahovať identifikačné údaje zariadenia (názov, adresa, IČO, DIČ, ...), termín ubytovania, meno ubytovaného, sumu za ubytovanie. Doklad z Booking.com, Airbnb, príp. iného sprostredkovateľa nie je riadny daňový doklad a nebude akceptovaný a refundovaný. Je potrebné si vždy vyžiadať faktúru od ubytovateľa (odporúčame nevyužívať služby portálu Airbnb, nakoľko nie vždy ubytovateľ poskytuje daňový doklad).
• Cestovné lístky – doklady z prostriedkov hromadnej dopravy (vlak/autobus na/z letisko/-a, shuttle bus/MHD v mieste ZPC do/z hotela, MHD v mieste ZPC, ...) – doplniť údaje ku každému lístku/dokladu – dátum cesty, odkiaľ kam sa cestovalo, zdôvodnenie.
• Doklad z cestovného musí byť identifikovateľný (obsahuje dátum, sumu, iné údaje, ktoré ho spájajú so ZPC).
• Taxíky sa nepovažujú za hromadnú dopravu! Ich použitie by malo byť dopredu schválené (Žiadosť a cestovný príkaz) a použiť ich je možné iba v nevyhnutnom prípade (z letiska neexistuje hromadná doprava, hromadná doprava nepremáva po určitej hodine a pod.).

Správa zo ZPC

• Vyplniť správu zo ZPC, ktorá bude okrem informácií o podujatí a opisu splnených úloh a cieľov cesty (stretnutia, rokovania, prednášky, ...) obsahovať tiež popis technických náležitostí cesty (ubytovanie, cestovné, začiatok a koniec cesty, prechody hraníc, poskytnutá strava, zoznam všetkých priložených dokladov, ...).
• Priložiť program podujatia ak nebol priložený pred cestou.
• Priložiť kópiu certifikátu/dokladu o absolvovaní mobility, školenia, a p. ak bol v navštívenej inštitúcii vystavený.
• Uviesť zdôvodnenie neuplatnenia nároku na niektorú z cestovných náhrad (napr. ubytovanie u rodiny).

Formulár Správa zo ZPC nájdete TU. 

• Zamestnanec musí mať platný Záznam zo školenia zamestnanca – vodiča (záznam platí 2 roky od vystavenia, potom je potrebné opätovne prejsť školením).
• Zamestnanec môže použiť vlastné cestné motorové vozidlo výlučne na základe uzavretia “Dohody o použití súkromného cestného motorového vozidla“ (ďalej len Dohoda) so zamestnávateľom. Dohoda sa prikladá k Žiadosti o ZPC. Dohodu podpisuje vysielaný zamestnanec, jeho nadriadený a dekan/tajomník fakulty.
• V zmysle smernice RUK nie je možné prepočítavanie reálnych nákladov na cestu, ale refundácia je iba v hodnote lístka verejnej dopravy (pravidelné autobusové a vlakové linky – 2. trieda).
• Zamestnanec uvedie použitie vlastného motorového vozidla v Žiadosti o ZPC.

Ďalej pred cestou zamestnanec prinesie fakultnej referentke:

- potvrdenie o cene spiatočného cestovného lístka vlaku 2. trieda alebo autobusu do miesta konania ZPC od príslušného dopravcu (postačuje aj mail od prepravcu – napr. od slovakrail.sk). Prípadná platba prepravcovi za potvrdenie sa nebude refundovať. Suma musí byť uvedená v Dohode aj v Žiadosti o ZPC;

- kópie:

• Záznamu zo školenia zamestnanca – vodiča
• Technického preukazu vozidla
• Povinného zmluvného poistenia vozidla
• Poslednej úhrady PZP
• Havarijného poistenia vozidla
• Poslednej úhrady havarijného poistenia