Ako nás pandémia vyskúšala z pripravenosti v IT prostredí

Deň, keď sa rozhodlo o prerušení prezenčnej výučby a niektorí študenti na chvíľu uverili v začiatok nečakaných prázdnin – tak vojde do našich univerzitných análov 8. marec 2020. Aspoň pre väčšinu akademickej obce. Spomienky zamestnancov Centra informačných technológií UK (CIT UK) na tento deň sa však trochu líšia. Sčasti pre rapídny nárast práce, ktoré CIT UK ako primárne pracovisko zabezpečujúce celouniverzitnú elektronizáciu muselo zvládnuť, sčasti pre spánkovú depriváciu, ktorú im toto hektické obdobie prinieslo. O tom, s čím sa museli pri prechode na online výučbu pasovať naši informatici, ale i o víziách ďalšieho rozvoja univerzitného e-learningu sme sa porozprávali s Petrom Kopáčom, riaditeľom CIT UK.


20. 07. 2020 14.04 hod.
Od: Redakcia NU

Náhla zmena v podobe celouniverzitného nastolenia dištančného režimu fungovania bezprecedentne zasiahla takmer všetky procesy na univerzite. Najvýraznejšie sa to prejavilo na výučbe, ktorá sa z tried a posluchární musela čo najrýchlejšie preniesť do online priestoru. Veľkú zásluhu na úspešnom zvládnutí situácie majú práve zamestnanci CIT UK, ktorým sa doslova z nedele na pondelok značne rozrástla pracovná náplň. „Pred nástupom pandémie sme spolu s fakultnými IT útvarmi zabezpečovali študijné procesy primárne len z administratívneho a podporného hľadiska – väčšinou sa riešilo správne pripojenie projektorov, konektivita v učebniach a podobne. Zrazu bolo treba pripravovať návody a metodické príručky na využívanie elektronických služieb a softvérových nástrojov nevyhnutných pre online výučbu, masovo školiť používateľov, ktorí s e-learningom nemali zväčša žiadne skúsenosti, a zároveň prichádzať s riešeniami spĺňajúcimi všetky náležitosti na realizáciu štátnych záverečných skúšok, obhajob prác, prijímacích konaní... A všetko sa od nás žiadalo ideálne hneď a zaraz,“ spomína Peter Kopáč na neľahké obdobie prvých týždňov koronakrízy.

Zamestnanci CIT UK sa preto museli najprv veľmi rýchlo zorientovať v problematike a na základe toho zadefinovať ciele a upraviť infraštruktúru na novú situáciu. „Do toho fakulty, katedry aj jednotlivci začali iniciatívne a v dobrej viere konať samostatne – žiaľ, nie vždy celkom šťastne. Bolo tak potrebné nielen odpovedať na prúd otázok, ale aj koordinovať ďalší postup a brzdiť problematické parciálne aktivity,“ dodáva.

Bolo sa od čoho odraziť

„Našťastie, online vzdelávanie nebolo pre nás úplnou novinkou, a to najmä vďaka dlhoročným skúsenostiam s platformou Moodle, ku ktorej sme poskytovali metodickú podporu už dávno pred pandémiou,“ hovorí. No hoci sa Moodle na univerzite používal aj predtým, ani zďaleka neboli všetky kurzy realizované cezeň plnohodnotné – pre veľa predmetov fungoval skôr ako úložisko študijných materiálov. Aj preto sa ešte na začiatku roku 2019 spustil rozvojový projekt „Vzdelávanie pre informačnú spoločnosť“, ktorého cieľom je vypracovať koncepciu celoživotného a dištančného vzdelávania na našej univerzite.

„Neznámym nástrojom pre nás nebol ani MS Teams zo sady nástrojov Office365. Na univerzite ho však mimo nášho tímu reálne využívalo len niekoľko oddelení, ktorým sme ho odporučili ako vhodný nástroj na komunikáciu,“ uvádza. „Plánovali sme ho postupne uviesť do celouniverzitného povedomia spolu s vypracovanými metodikami a používateľskými školeniami, no pandémia nás donútila výrazne akcelerovať pôvodný plán a rozšíriť ho aj o aspekt online výučby,“ hovorí riaditeľ CIT UK.

Za všetko pár čísel – kým do začiatku marca 2020 počet aktívnych používateľov MS Teams nepresiahol 320, o necelé dva mesiace ich bolo už viac než 10 600. Taktiež sa výrazne zvýšilo celkové percentuálne zastúpenie predmetov v systéme Moodle: kým na začiatku marca bolo takýchto predmetov 964, na začiatku mája ich bolo už 1466.

Nárast nových používateľov úzko súvisel s potrebou metodickej podpory, školení aj individuálnych konzultácií počas celej doby výučby. „Naši lektori aj technický tím tak boli v pohotovosti každý pracovný deň od 8.00 do 21.00 hod., a to dokonca aj v soboty, keď prebiehala výučba externých študentov,“ približuje pracovné nasadenie svojho tímu.

Počiatočný chaos spustil „sériovú výrobu“ návodov

Najväčšou výzvou sa jednoznačne ukázala nemožnosť efektívne komunikovať priamo s učiteľmi. „Informácie komunikované cez fakulty sa nedostávali k radovým učiteľom dostatočne spoľahlivo, informačný portál www.uniba.sk/elearning spočiatku nebol prispôsobený na množstvo informácií, ktoré sme prostredníctvom neho potrebovali komunikovať, ani neponúkal prehľadné upozorňovanie na novinky pre pravidelného návštevníka. A priame e-maily učiteľom tiež nemožno posielať trikrát do týždňa. O existencii problému sme sa presviedčali každý deň – bežne sme dostávali otázky, ktoré naznačovali, že o niečom, čo sme považovali za dávno odkomunikované, nevedel nielen pýtajúci sa, ale často ani celá jeho katedra,“ opisuje komunikačný šum, ktorému zo začiatku museli čeliť.

Ako jeden z najefektívnejších spôsobov informovania používateľov sa ukázalo vytváranie rôznych návodov na základe najčastejších otázok. Časť používateľov našla návod priamo cez informačný portál www.uniba.sk/elearning, časť bola na jeho existenciu upozornená na školení či prostredníctvom univerzitného elektronického spravodajcu Unum Necessarium a časť ho uvidela na fakultných webstránkach, kam ho prebrali správcovia webov. „Celkové pokrytie nebolo ani zďaleka ideálne, ale bol to posun, navyše nám to umožňovalo odpovedať na dopyty od ľudí, ku ktorým sa daná informácia nedostala, prostým: na toto máme návod – nájdete ho tu,“ objasňuje.

Za zdanlivo jednoduchým riešením sa pritom ukrýva množstvo práce. Príprava dobrého návodu si totiž žiada nielen napísanie zrozumiteľného textu, ktorý v postupných krokoch pokryje všetky potrebné úkony, pričom musí rátať aj so špeciálnymi prípadmi – napríklad s rôznymi nastaveniami, ktoré môžu ovplyvniť funkčnosť ponúkaného postupu. Okrem toho sa návod nezaobíde ani bez dostatku kvalitných, prehľadných a anonymizovaných obrázkov s príslušnými zvýrazneniami a opismi. Po zhromaždení materiálu nasleduje jeho grafické spracovanie, niekoľko kôl revízií zameraných na vyhodnotenie pochopiteľnosti a „stráviteľnosti“ textu, ako i korektúry na eliminovanie faktografických i pravopisných chýb. Až potom sa môže návod zverejniť. Tým sa však jeho životný cyklus nekončí – treba sa oň naďalej starať, t. j. aktualizovať ho s pribúdajúcimi či meniacimi sa funkcionalitami nástroja, príp. odstraňovať používateľmi nahlásené nedostatky. „Je to však námaha, ktorá sa vyplatí. Celý proces ,sériovej výroby návodov a systemizáciu starostlivosti o ne sme postupne odladili a na výslednú kvalitu sme veľmi hrdí,“ hovorí a my môžeme len súhlasiť. Vedeli ste napríklad, že každý náš nový návod má na prvej strane klikateľný link na e-mailové nahlásenie neaktuálnosti či chyby, ktorý za vás otvorí e-mail a predvyplní otázky, na ktoré od vás CIT UK potrebuje odpovede?

Keď online štátnice nestrašia len študentov

Práca CIT UK pritom často zahŕňa aj procesy, ktorých realizáciu si koncový používateľ zväčša ani neuvedomuje. To je aj prípad online štátnic, ktoré by po zvládnutí softvérových nástrojov všetkými zúčastnenými predsa nemali byť žiadnou výzvou. „Sčasti máte pravdu. Zabezpečenie online štátnic sa z nášho pohľadu zo začiatku naozaj javilo len ako potreba vypracovania metodológie a prípravy širokej skupiny používateľov na zvládnutie špecifických postupov využívaných softvérových nástrojov, čomu sme prispôsobili ponuku školení. Niektoré z nich sa vyslovene zameriavali len na technických administrátorov a zapisovateľov štátnicových komisií. V tejto súvislosti vyzdvihne obrovskú pomoc v podobe metodických materiálov, ktoré iniciatívne spolu s kolegami pripravila a všetkým fakultám poskytla prodekanka Pedagogickej fakulty UK pre IIKS Katarína Žilková, ako aj samostatne vypracované materiály a postupy z oboch našich lekárskych fakúlt.

„Postupne sa však i pri online štátniciach vynorilo množstvo otázok, ktoré bolo potrebné zodpovedať. Museli sme napríklad vyriešiť, ako zabezpečiť ekvivalent zápisnice podpísanej všetkými členmi komisie v plne dištančnom režime. Navyše z hľadiska procesu a toho, čo potrebujú jeho jednotliví participanti, je obrovský rozdiel medzi modelmi: študent doma, komisia na fakulte; študent na fakulte, komisia doma; všetci doma, nikto na fakulte,“ približuje. Každý z modelov má vlastné špecifiká, každý spĺňa definíciu online štátnic. Pri prvom modeli napríklad netreba vôbec riešiť privátnu komunikáciu členov komisie pri určovaní známky či podpisy dokumentácie, pri druhom nie je problémom prevencia či detekcia podvádzania. Tretí model je najvhodnejší z epidemiologického aj logistického hľadiska, trpí však komplikáciami oboch predošlých a navyše je ešte aj najcitlivejší na nedostatočné technické zabezpečenie mimo dosahu univerzitných informatikov, teda súkromné kamery, mikrofóny a internetové pripojenia. Každý z modelov má okrem toho vlastné právne špecifiká – od platnosti štátnej skúšky cez participáciu verejnosti až po ochranu súkromia účastníkov.

„Prípravu taktiež zbrzdilo čakanie na novú legislatívu SR, ktorá tieto veci mala upravovať – relatívne dlho sme nevedeli, čo sa vôbec bude vyžadovať a ktorými cestami sa bude možné vydať. Vedenie univerzity chvíľu zvažovalo určenie záväzného jednotného postupu, čo by bolo pre nás najjednoduchšie, nakoniec sa však rozhodlo nechať to na rozhodnutí každej z fakúlt, takže sme museli zabezpečiť podporu pre všetky vyššie spomínané režimy,“ dodáva. Námaha sa však vyplatila - z historicky prvých online štátnic, ktoré sa konali začiatkom apríla na Lekárskej fakulte UK, dokonca vzniklo video, ktoré potom Microsoft prevzal a zabezpečil pridanie anglických titulkov.

O dôležitých drobnostiach, ktoré nevidno

Masové využívanie softvérových nástrojov na rôzne účely so sebou prinieslo aj náhlu potrebu urýchleného zavedenia nových funkcionalít. Ako vlastne funguje príprava a spustenie novej služby na úrovni univerzity? „Aj toto je omnoho zložitejšia úloha, než keď si vy doma na svoj počítač nainštalujete nový program. Z pozície univerzity musíme totiž sformulovať, čo presne potrebujeme touto službou dosiahnuť a aké máme pri tom obmedzenia, preskúmať existujúce riešenia, vyhodnotiť, v čom vyhovujú a v čom nie, niektoré z nich vybrať, pripraviť na našich serveroch a pripojiť do nášho ekosystému služieb – t. j. naplniť potrebnými údajmi, zapojiť do jednotného prihlasovania (aby sa používatelia nemuseli do každej služby prihlasovať iným heslom) a podobne. Všetko z toho treba, samozrejme, čo najporiadnejšie testovať (aby veci fungovali naozaj tak, ako si predstavujeme) a dokumentovať (aby sme vedeli, ako je to nastavené a aké procesy k finálnemu nastaveniu viedli),“ uvádza nás do obrazu. Keď sa skončí táto technická práca, nastupuje množstvo ďalších úloh spojených s uvedením do prevádzky: písanie a publikovanie nových manuálov, príprava a realizácia školení pre používateľov či tréning pracovníkov Centra podpory informačných technológií (CePIT), aby vedeli pomôcť volajúcim s najbežnejšími problémami. Potom treba naplánovať spustenie, odkomunikovať to so všetkými zúčastnenými a v neposlednom rade byť po „prestrihnutí červenej pásky“ pripravení riešiť problémy, ktoré vzniknú. Toto všetko treba spraviť nielen pri službách, ktorých koncovými odoberateľmi sú všetci študenti a zamestnanci univerzity, ale aj pri službách, ktoré primárne využíva iba technický personál na jednotlivých fakultách. „Príkladom takejto služby z posledných týždňov je agenda tajných hlasovaní pri online habilitáciách či rokovaniach vedeckej rady – zabezpečujú to fakultní ,ajťáci, ale používajú na to nástroje a postupy, ktoré sme vybrali a pripravili my,“ spomenie.

Okrem toho sa CIT UK podarilo zaviesť aj niekoľko nových zlepšení dlho využívaných služieb. „Počas uplynulých mesiacov sme napríklad zmenili SMS bránu, ktorú používa SMS resetovač hesiel na moja.uniba.sk. Dodávateľ pôvodného riešenia mal problém s doručovaním SMS správ do zahraničia a na telefónne čísla, ktoré boli prenesené medzi operátormi. Ten sa dlhé roky nedarilo vyriešiť, jeho dopad však bol dostatočne lokalizovaný – komu neprišla SMS, zavolal na CePIT. Keďže sme však teraz (aj pre pandémiu) inovovali proces prijímacích konaní tak, aby iniciálne heslo uchádzačovi neprišlo fyzickou poštou z fakulty, ale SMS správou od nás, zrazu bolo veľmi dôležité tento problém odstrániť. Prvá fakulta s online prijímačkami totiž bola Fakulta sociálnych a ekonomických vied UK, ktorá má veľa zahraničných študentov. Nastalo tak frenetické prerábanie, ladenie a odstraňovanie problémov, no podarilo sa,“ povie so zadosťučinením. „Výsledok po týždni takejto práce jedného tímu je však pre používateľa neviditeľný – všetko vyzerá rovnako, iba služba funguje spoľahlivejšie a dá sa ňou riešiť viac zadaní.“

Informatika overená koronou

„Takýchto – pre bežného človeka neviditeľných – drobností by sme však našli oveľa viac. Úspešná realizácia každej z nich si vyžiadala množstvo úsilia. Uplynulé obdobie tak pre nás bolo naozaj náročnou skúškou. Absorbovať naraz jednak také náhle a prudké rozšírenie agendy, jednak zvýšenie objemu používateľov viacerých predtým príliš nevyužívaných služieb nebolo vôbec ľahké, ale myslím si, že ma nikto neobviní z preháňania, keď poviem, že sme tento šok vstrebali na výbornú,“ pochvaľuje Peter Kopáč prácu svojho tímu. „Samozrejme, všetci dúfame, že v dohľadnej dobe nebudeme musieť absolvovať znovu niečo podobné – vidieť svoje deti tri hodiny denne, vstávať o siedmej a končiť najskôr okolo polnoci bolo pre nás počas koronakrízy smutným štandardom.“

Pandémia podľa neho jednoznačne ukázala, prečo je dôležité mať na univerzite priebežne dobre fungujúcu informatiku. „Zadania sme dokázali riešiť obratom iba vďaka tomu, že sme mali už hotové a pripravené viaceré nástroje, ktoré sa dali využiť na riešenie nových úloh v krátkom čase po tom, ako sa tieto úlohy objavili. V krízovom režime sa zadania na nás sypali z rôznych strán tempom, ktoré neumožňovalo si medzi jednotlivými úlohami ani vydýchnuť, nieto ešte nad nimi v pokoji pouvažovať,“ objasňuje.

Kam nás toto obdobie na univerzite naozaj posunulo z dlhodobého hľadiska, ukáže podľa neho až čas. „Keby som chcel byť optimistom, tak poviem, že koronakríza nás naučila, že ,pracovať‘ a ,sedieť na pracovisku nie sú synonymá. Zistili sme, že nie všetko naozaj treba robiť tvárou v tvár, vo fyzickej prítomnosti. Občas stačí e-mail, telefonát či videohovor aj tam, kde sme si to doteraz nevedeli predstaviť. Aj takéto fungovanie však treba správne nastaviť a osvojiť si jeho základné pravidlá,“ upozorní. Ako dodáva, teraz je našou úlohou ťažko vybojovanú zotrvačnosť v online vzdelávaní nestratiť. „Okolnosti nás donútili spraviť dôležité kroky smerom k budúcnosti, tento vytýčený smer treba ďalej nasledovať a rozvíjať. Na novej veci je vždy najťažšie začať – práve vďaka kríze mnoho učiteľov prekonalo túto prvotnú bariéru pri vstupe do sveta e-learningu. Na tomto príleve ,novej krvi potrebujeme ďalej stavať, učiteľov musíme naďalej podporovať a agendu rozvíjať takým spôsobom, aby sa online vzdelávanie nestalo iba niečím, čím sme sa všetci zaoberali len jednu rušnú jar,“ povie odhodlane.

Učiteľom bude s e-learningom pomáhať špeciálne pracovisko

Ako by k tomu z pozície riaditeľa CIT UK chcel prispieť? „Dlhodobým problémom e-learningu nielen na UK, ale v slovenskom vysokom školstve celkovo je filozofia, učiteľ, pomôž si sám. Očakávame, že ten istý človek, ktorý je nositeľom odbornosti, bude zároveň aj zručne využívať komplikované nástroje, potrebné na vytvorenie dobrého a interaktívneho kurzu v online prostredí,“ začne odpoveď identifikáciou najvypuklejšieho problému. Tým sa podľa neho prirodzene značne zužuje množina nositeľov odbornosti, ktorí sa e-learningu dokážu venovať, a to väčšinou na ľudí, ktorí sa k e-learningu dostali ešte na začiatku svojej kariéry a skutočnými nositeľmi odbornosti sa stali až neskôr.

„Preto chceme na univerzite vybudovať pracovisko, na ktoré sa pedagóg bude môcť obrátiť s požiadavkou: chcem vytvoriť e-learningový kurz o tom a o tom. Následne sa s ním skontaktuje metodik, s ktorým si prejde svoje predstavy a spoločne naplánujú obsah kurzu tak, aby čo najlepšie využíval možnosti dištančnej metódy. Po tomto kroku sa začne spolupráca s dedikovaným technicky zručným zamestnancom centra, ktorého prácou bude prijímať odborné vstupy pedagóga formou, ktorá pedagógovi najviac vyhovuje – teda texty napríklad vo Worde či e-mailom, popisy potrebných ilustrácií namiesto to, aby ich vyučujúci musel sám prácne hľadať, a podobne. Tieto vstupy technik následne zapracuje do finálnej podoby e-learningového kurzu, takisto on nájde či vytvorí potrebné multimediálne a interaktívne prvky. Úlohou pedagóga bude teda naozaj iba dodávať odbornosť vo svojom odbore, namiesto toho, aby sa zároveň musel stať aj expertom na prípravu online kurzov,“ približuje svoju predstavu.

Takto vytvorené kurzy budú mať podľa neho niekoľko výhod: jednak budú aj z hľadiska obsahu, aj z hľadiska spôsobu spracovania (grafiky, štylistiky či logického radenia informácií) na konzistentnej úrovni kvality, ktorú vie univerzita garantovať perspektívnym klientom, jednak tak môžu vzniknúť kurzy na omnoho širšie spektrum tém, než to bolo možné doteraz. „Takýmto spôsobom môžeme nielen zvýšiť kvalitu zmiešaného vzdelávania, ktoré integruje bežnú prezenčnú výučbu s dištančnými nástrojmi a postupmi, ale v neposlednom rade aj vytvoriť komerčne poskytovaný katalóg s ponukou vzdelávacích kurzov, ktoré môžu smelo konkurovať aj najlepším súkromným spoločnostiam, zameraným na vzdelávanie. Vysoké školy vo svete takéto katalógy už roky majú – stačí sa pozrieť na služby ako Coursera či Udacity,“ uzatvára.

CIT UK poskytuje čiastočnú podporu už teraz – záujemcom z radov vyučujúcich je k dispozícii metodička Katarína Pišútová, ktorá sa špecializuje na e-learning, zamestnanci centra za pedagógov tiež vykonávajú technické úkony, ako je otvorenie kurzu či medziročná starostlivosť oň. Komplexné riešenie problematiky si však vyžaduje viac zdrojov. Dobrou správou je, že v rámci spomínaného projektu „Vzdelávanie pre informačnú spoločnosť“ bol vypracovaný koncept, teraz ho už len treba dotiahnuť do úspešnej realizácie. Zamestnancom CIT UK tak držíme palce a tešíme sa na novú vlnu vzdelávacích kurzov.

Zaujímavé príbehy, fakty, rozhovory a reportáže nájdete v každom čísle časopisu Naša univerzita